7. Pengelolaan Fasilitas dan Infrastruktur
Pengelolaan Fasilitas dan Infrastruktur dalam kerangka Good University Governance (GUG) adalah proses perencanaan, pengadaan, pemeliharaan, dan pemanfaatan aset fisik (gedung, laboratorium, perpustakaan, teknologi) secara efisien, efektif, transparan, dan berkelanjutan untuk mendukung Tridharma Perguruan Tinggi.
Tujuannya adalah memastikan semua aset fisik berfungsi optimal dan memberikan nilai terbaik bagi seluruh pemangku kepentingan.
Prinsip GUG dalam Pengelolaan Aset
Pengelolaan fasilitas dan infrastruktur wajib menerapkan prinsip-prinsip GUG sebagai berikut:
- Akuntabilitas & Transparansi (Pengadaan):
- Perencanaan Kebutuhan: Semua rencana pengadaan dan pembangunan harus didasarkan pada kebutuhan nyata (berbasis data) dan sejalan dengan Rencana Strategis (Renstra).
- Proses Tender: Pengadaan wajib menggunakan sistem e-Procurement yang terbuka (transparan) untuk memastikan persaingan yang adil dan mendapatkan nilai terbaik bagi universitas.
- Pencatatan Aset: Semua aset, baik bergerak maupun tidak bergerak, harus dicatat dan diklasifikasikan secara jelas dalam Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) untuk memudahkan pelacakan dan pertanggungjawaban.
- Efisiensi & Efektivitas (Pemanfaatan):
- Pemanfaatan Maksimal: Fasilitas harus dimanfaatkan semaksimal mungkin, misalnya, ruang kelas atau laboratorium harus memiliki jadwal penggunaan yang padat dan efisien.
- Standar Mutu: Infrastruktur harus memenuhi standar keselamatan, kesehatan, dan kenyamanan yang ditetapkan untuk mendukung proses belajar mengajar.
- Responsibilitas & Keberlanjutan (Pemeliharaan):
- Pemeliharaan Terjadwal: Institusi bertanggung jawab melakukan pemeliharaan preventif secara rutin dan terjadwal, bukan hanya korektif, untuk memperpanjang usia aset.
- Aspek Lingkungan: Pengelolaan aset harus memperhatikan aspek keberlanjutan lingkungan (green campus), seperti efisiensi energi, pengelolaan limbah, dan penggunaan material ramah lingkungan.
Sistem Digital (e-GUG) Pendukung
Pengelolaan fasilitas diperkuat dengan penggunaan teknologi informasi:
- Sistem Manajemen Aset (SIMA): Melacak lokasi, kondisi, nilai penyusutan, dan riwayat pemeliharaan setiap aset secara real-time.
- Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan (SIMP): Mengotomatisasi jadwal pemeliharaan dan alokasi sumber daya untuk perbaikan.
- Sistem Reservasi Online: Memungkinkan unit kerja atau mahasiswa memesan penggunaan fasilitas (ruang rapat, studio, lapangan olahraga) secara transparan dan adil, menghilangkan konflik penjadwalan.
Pengelolaan fasilitas dan infrastruktur dalam GUG memastikan bahwa aset fisik kampus merupakan investasi strategis yang dikelola dengan penuh tanggung jawab dan dioptimalkan untuk mendukung kualitas akademik institusi.